Sådan importerer I medlemmer fra Excel uden at miste nogen

Sidder I med et medlemskartotek i Excel? Måske fire forskellige Excel-ark, en eksport fra Conventus og en separat liste over MobilePay-numre. Så er I ikke alene. Cirka 60% af de foreninger, der starter på Foreningsliv, kommer fra et regneark.

Den gode nyhed er, at det faktisk ikke er svært at flytte. Den dårlige er, at hvis I ikke gør det rigtigt, kan I tabe oplysninger, oprette dubletter eller få MobilePay-aftaler til at smutte. Her er guiden.

Inden I starter, så få overblik

Før I åbner et nyt system, så brug 30 minutter på at samle alt I har. Det betaler sig altid.

Find frem til de her ting:

Den seneste version af medlemslisten (typisk Excel)
Eventuelle eksporter fra Conventus, Holdsport, Klubmodul, Paid Memberships Pro eller andet system
Liste over hvem der har MobilePay-aftaler
Liste over hvem der skylder kontingent
Bestyrelses-listen, som typisk er separat
Adgangsoplysninger til e-mail-systemet I bruger til udsendelser

Spørg så jer selv:

Hvor mange medlemmer er aktive lige nu? (Tæl manuelt. Listen lyver typisk.)
Hvor mange medlemstyper har vi? (Ordinære, juniorer, familier, æresmedlemmer, passive)
Er der medlemmer på listen, der reelt er udmeldt?

Det sidste punkt er vigtigt. Foreninger har en tendens til at samle på "passive medlemmer" der ikke har betalt i 3 år. De skal ikke importeres. Slet dem fra Excel-arket først, eller markér dem så I kan filtrere dem fra under importen.

Trin 1: Ryd op i Excel-arket

Det vigtigste trin. Et medlemssystem er kun så godt som de data, der kommer ind i det.

Sørg for det her, før du importerer:

Én kolonne pr. ting. Navn-kolonnen indeholder kun navnet. Adressen er ét felt eller fire (gade, nr, postnr, by). Ikke "Anne, Storegade 4, 8000 Aarhus" i én celle.
Konsistent format på telefonnumre. +45 12 34 56 78 eller 12345678. Ikke begge dele i samme ark.
CPR-nummer kun hvis I virkelig skal bruge det. De fleste foreninger har ikke hjemmel til at gemme CPR. Slet kolonnen, før I importerer.
E-mail i alle rækker, der har det. Tomme felter er ok, men "ukendt" eller "ingen mail" som tekst skal væk.
Medlemstype som tekst, ikke kode. "Ordinær", ikke "M1". Gør det letlæseligt.

Tjek for dubletter ved at sortere efter navn og e-mail. Excel har en indbygget "Fjern dubletter"-funktion under Data-fanen. Brug den. Men kig ALDRIG på resultatet uden at læse hver række. Tvillinger har samme navn og forskellige fødselsdatoer.

Trin 2: Eksportér til CSV

CSV er det format alle foreningssystemer kan læse. Ingen undtagelser.

I Excel:

Filer, Eksportér, Skift filtype, CSV (kommaseparerede værdier)
Vælg UTF-8-kodning hvis du får valget. Det er vigtigt for ÆØÅ.
Gem filen et sted, du kan finde den

Test resultatet ved at åbne CSV-filen i Notesblok (eller TextEdit på Mac). Hvis du ser S\xc3\xb8ren i stedet for Søren, er kodningen forkert. Eksportér igen og vælg UTF-8 udtrykkeligt.

Trin 3: Importer til Foreningsliv

Når I uploader CSV'en til Foreningsliv, gør systemet tre ting. Den læser kolonneoverskrifter og foreslår mapping til vores felter (Navn til name, E-mail til email, og så videre). Den genkender medlemstyper automatisk, så ord som "Junior" mappes til Junior-medlemskab. Og den finder dubletter ved at sammenligne e-mails og telefonnumre.

I retter eventuelle fejl i mappingen, hvilket typisk tager under 2 minutter, og trykker Importér.

Det vigtige er, at Foreningsliv altid kører en dry-run først. I ser præcis hvor mange medlemmer der oprettes, hvor mange der opdateres, og hvor mange der bliver skippet pga. dubletter. Først når I trykker "Bekræft", sker det rigtigt.

Trin 4: Tjek resultatet

Efter importen, brug 15 minutter på at validere. Tæl medlemmerne. Stemmer antallet med listen, I startede med? Søg på 5 tilfældige medlemmer. Er deres data korrekte? Tjek medlemstyper. Er antallet af juniorer omtrent som forventet? Og test en kontingent-opkrævning ved at sende den til ét enkelt medlem først, før du sender til alle.

Hvis noget ser forkert ud, kan I rulle hele importen tilbage med ét klik. Foreningsliv beholder en "import-batch", så hele øvelsen kan annulleres uden at andre data bliver påvirkede.

Almindelige fælder, og hvordan I undgår dem

Dubletter på grund af forskellige e-mailadresser

Hvis Søren har skrevet sig op i 2018 med en hotmail.dk-adresse og igen i 2022 med gmail.com, så vil systemet se to personer. Foreningsliv prøver at fange det via telefonnummer og fødselsdato. Men ofte må I selv flette manuelt bagefter.

Manglende kontingent-historik

Excel-arket viser typisk kun, om medlemmet har betalt i år. Den historiske kontingent-data er ofte væk. Det er ok. Foreningsliv starter et nyt regnskabsår. Eksportér det gamle som PDF og arkivér det.

MobilePay-aftaler uden navn

Hvis bedstefar betaler for sine børnebørn, kommer pengene fra hans MobilePay-konto. Sørg for, at MobilePay-aftalen i Foreningsliv knyttes til barnet, ikke til bedstefaren. Og noter det i medlemsprofilen.

Uddaterede e-mailadresser

50% af jeres adresser er sandsynligvis forkerte, hvis listen er over 3 år gammel. Kør en bounce-test efter importen. Send en mail med "Tjek venligst at vi har de rette oplysninger om dig", så får I et perfekt øjebliksbillede af, hvor I står.

Tjekliste, inden I trykker Importér

[ ] Excel-arket er ryddet op (én kolonne pr. ting, ingen "ukendt"-tekst, dubletter fjernet)
[ ] CSV er gemt med UTF-8-kodning
[ ] Passive eller udmeldte medlemmer er filtreret fra
[ ] CPR-numre er slettet (medmindre I har dokumenteret hjemmel)
[ ] I har kørt dry-run i Foreningsliv og bekræftet antallet
[ ] I har testet en kontingent-opkrævning på ét enkelt medlem først

Brug for hjælp?

Hvis I sidder med en eksport fra et system, vi ikke har set før, så send filen til [email protected]. Vi laver mappingen gratis. Det tager os typisk under en time, og det sparer jer en weekend.

Bygger I jeres første foreningssystem op fra bunden, så start gratis prøveperiode. Vi tager imod jeres CSV på den anden side.